การนำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศไปประยุกต์ใช้ในองค์กร

[siritidaphon]

การบริหาร ICT ในหน่วยงานหรือองค์กรต่างๆ

ปัจจุบันหน่วยงานราชการหรือเอกชน ทราบกันดีว่าปัจจุบันนี้มีการเปลี่ยนแปลงในด้านต่าง ๆ เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว ตลอดเวลา องค์กรทุกองค์กรต้องปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงของกระแสโลก หรือกระแสสังคม ดังนั้นหน่วยงานต่าง ๆ จึงเริ่มเห็นความสำคัญของการนำเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ICT เข้ามามีบทบาทในการบริหารงาน สนับสนุนการตัดสินใจการบริหารงานของผู้บริหารระดับสูง ต้องพัฒนาระบบสารสนเทศและนำซอฟต์แวร์ที่พัฒนามาใช้ในการบริหารงาน ผู้บริหารหน่วยงาน (ผู้อำนวยการสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา) จะต้องเป็นผู้กำหนดทิศทางเชิงกลยุทธ์ วัตถุประสงค์ และภารกิจที่ต้องปฏิบัติตามแผนปฏิบัติการ ต้องมีนักวิเคราะห์และออกแบบระบบสารสนเทศในการพิจารณาทางเลือกกำหนดการจัดทำระบบสารสนเทศที่จะใช้เป็นตัวบ่งชี้ การปฏิบัติงาน เพื่อติดตาม ตรวจสอบ และประเมินหน่วยงาน โดยมุ่งเน้นที่คุณภาพ เพื่อให้เกิดการยอมรับในความน่าเชื่อถือทางการศึกษา จัดโครงการพัฒนาระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ และโครงการพัฒนาระบบอินเทอร์เน็ตและเว็บไซด์ เพื่อนำระบบดังกล่าวมาใช้เป็นช่องทางในการนำเสนอความรู้ ข้อมูลข่าวสาร และการติดต่อสื่อสารให้เกิดความรวดเร็ว ประหยัดวัสดุอุปกรณ์ งบประมาณและกำลังคน ลดขั้นตอนการปฏิบัติงานและสนองตอบนโยบายของรัฐบาลที่ต้องการบริหารงานด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์(e-Government) ไอซีที ICT ใช้ระบบเชื่อมโยงข้อมูลข่าวสารที่นอกจากจะรวมอุปกรณ์ 2 สิ่งมาใช้ คือคอมพิวเตอร์ (Technology) ที่ช่วยทำให้การประมวลผลข้อมูล หรือ data มีความรวดเร็ว

ถูกต้อง แม่นยำ เป็นสารสนเทศ (Information) ที่มีความหมายในการบริหารจัดการแล้ว ยังใช้อุปกรณ์ทางการสื่อสาร (Communication) ช่วยทำให้โยงใยไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ที่อยู่ไกลออกไปได้ด้วยการใช้สายโทรศัพท์หรือดาวเทียม ทำให้การรับส่งและแลกเปลี่ยนเอกสารทาง อิเล็กทรอนิกส์ ข้อมูล ข่าวสาร สามารถติดต่อกันได้อย่างง่ายดาย โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางไปเอง เช่น ถ้าอยากทำธุรกรรมติดต่อกับธนาคารไม่จำเป็นต้องเดินทางไปที่ธนาคารเอง เพียงนั่งหน้าเครื่องคอมพิวเตอร์ที่โต๊ะทำงาน หรือที่บ้าน หรือเช่าจากร้านเนตคาเฟ่ ที่มุมใดมุมหนึ่งในโลก แล้วติดต่อผ่านอินเตอร์เน็ต ติดต่อธนาคารเสมือน (Virtual Bank) เพราะไปที่ธนาคารจริงเราก็ต้องดำเนินการกับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่นั่นด้วยวิธีเดียวกัน เป็นต้น

เมื่อเป็นดังนี้โลกก็จะมีสิ่งประดิษฐ์มีสถานที่ทั้งที่เป็นของจริงและของที่เสมือนจริง เช่น มีโรงงานเสมือน (Virtual Factory) บริษัทเสมือน (Virtual Corporation) ซึ่งทั้งบริษัททั้งโรงงานจะไม่มีตึกหรือสำนักงานสำหรับพนักงาน แต่พนักงานจะกระจัดกระจายตามจุดต่างๆ ในโลก ติดต่อสื่อสารกันโดยใช้เทคโนโลยีการสื่อสารต่างๆ
ประโยชน์จากการนำระบบ ICT มาใช้ในองค์กรพอสรุปเป็นข้อได้ดังนี้

1.มีความสะดวกรวดเร็วในระหว่างการดำเนินงาน

2.ลดปริมาณผู้ดำเนินงาน และประหยัดพลังงานเชื้อเพลิงได้อีกทางหนึ่ง

3.ระบบการปฏิบัติงานเป็นไปอย่างมีระเบียบมากขึ้น

4.ลดข้อผิดพลาดของเอกสารในระหว่างการดำเนินการได้

5.สร้างความโปร่งใสให้กับหน่วยงานหรือองค์กรได้

6.ลดปริมาณเอกสาร (กระดาษในระหว่างการดำเนินงานได้มา

7.ลดขั้นตอนในระหว่างการดำเนินการได้มาก

8.ประหยัดเนื้อที่จัดเก็บเอกสาร (กระดาษ


และหากใช้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดจะเกิดข้อดีคือ

1.เป็นเครื่องมือจัดการเอกสารและข้อมูลต่างๆ ที่องค์กรต้องใช้ เช่น ระบบการจัดการฐานข้อ มูล (RDBMS) ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ช่วยควบคุมและจัดการข้อมูลบนหน่วยความจำสำรอง สามารถสร้าง บำรุงรักษาและเข้าถึงฐานข้อมูลสัมพันธ์ได้

2.เป็นเครื่องมือเพื่อการประยุกต์ใช้ เช่น ใช้จัดทำฐานข้อมูล (Database) และคลังข้อมูลขนาดใหญ่ (Data Warehouse) เป็นเครื่องมือประมวลผลข้อมูลในรูปแบบต่างๆ เช่น ระบบ DSS, ระบบ MIS เป็นเครื่องมือปฏิบัติงานกับเอกสารเพื่อลดการใช้และการจัดเก็บกระดาษด้วยระบบ Document Management System, ระบบประชุมทางไกล

3.เป็นเครื่องมือสื่อสารประชาสัมพันธ์ด้วยระบบอินเตอร์เน็ต อินทราเนต (Intranet) เอ็กซ์ทราเนต (Extranet) และเวิลด์ไวด์เว็บ (World Wide Web) เป็นต้น

การพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ICT นั้น สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาจะต้องมีการวางแผนการทำงานที่เป็นระบบ ตามวงจรการพัฒนาของเดมมิ่ง (PDCA) และจะต้องนำเทคนิคการบริหารจัดการสมัยใหม่หลากหลายรูปแบบ เช่น การบริหารแบบมีส่วนร่วม การบริหารความเปลี่ยนแปลง การจัดการความรู้ ควบคู่ไปกับการวิจัย และพัฒนาที่มีเป้าหมายชัดเจน เป็นขั้นตอน ก็จะทำให้การพัฒนาการบริหารจัดการประสบความสำเร็จได้ นอกจากนี้ยังมีปัจจัยที่สำคัญ คือ               

1.ด้านบุคลากร
1.1 ผู้นำ (ผู้อำนวยการสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา) จะต้องเป็นผู้ที่มีบทบาทสำคัญที่สุดในการผลักดันให้เกิดการพัฒนาการบริหารจัดการโดยนำเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ICT  ซึ่งผู้นำดังกล่าวควรมีลักษณะที่โดดเด่นดังนี้                         
- มีความใฝ่รู้ ติดตามการเคลื่อนไหว และมุ่งมั่นในการนำความรู้ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการพัฒนางานอย่างต่อเนื่อง ทำให้เกิดผลงานที่เป็นรูปธรรมอย่างชัดเจน                          - มีวิสัยทัศน์ มองเห็นภาพความสำเร็จในอนาคตโดยนำข้อมูลสารสนเทศรอบด้านมาเป็นเครื่องมือในการตัดสินใจ                         
- เป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลง กล้าตัดสินใจและคิดนอกกรอบ แม้จะต้องเผชิญกับข้อจำกัดและการต่อต้านจากหลายด้าน แต่ก็ต้องใช้ภาวะผู้นำอดทน ฝ่าฟันอุปสรรไปได้                          - มีความสามารถในการสื่อสารความคิดกับทีมงาน ทำให้เกิดการรับรู้ที่ตรงกัน ทีมงานสามารถลงมือปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง                         
- มีการบริหารแบบมีส่วนร่วม และให้ความสำคัญกับทีมงานทุกคน จนทำให้เกิดความรู้สึกเป็นเจ้าของในความสำเร็จร่วมกัน มีบรรยากาศของความเป็นกัลยาณมิตร                          - มีการกำกับติดตามงานอย่างต่อเนื่อง ทำให้รู้จุดเด่น จุดด้อยของงานและผู้ร่วมงานจะมีความกระตือรือร้นตื่นตัวในการทำงานตลอดเวลา         

1.2 ผู้พัฒนาระบบ ต้องมีความรู้ในระบบเว็บไซด์ และอินเทอร์เน็ต สามารถวิเคราะห์การปฏิบัติงานในสำนักงานสังเคราะห์เป็นวิธีการปฏิบัติงานในรูปแบบของเว็บไซด์และอินเทอร์เน็ตได้ และได้รับอนุญาตให้พัฒนาระบบอย่างอิสระ ภายในกรอบการทำงานที่กำหนด         

1.3 ผู้ใช้ระบบ ทั้งในสำนักงานและสถานศึกษา มีความศรัทธาผู้นำ ตั้งใจเรียนรู้งาน เล็งเห็นประโยชน์จากการนำเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมาใช้จริง ตลอดจนควรจะส่งเสริมให้ไปเปิดโลกทัศน์ให้กับตนเอง ด้วยการไปศึกษาดูงาน การแลกเปลี่ยนเรียนรู้


2.ด้านงบประมาณ สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา ต้องดำเนินการจัดงบประมาณในการพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ICT เพื่อการบริหารจัดการไว้อย่างเพียงพอ

3.วัสดุอุปกรณ์ สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา ต้องจัดหาวัสดุอุปกรณ์ที่ทันสมัย เพื่อรองรับการนำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ICT  เพื่อการบริหารจัดการ เช่น คอมพิวเตอร์ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ไว้อย่างเพียงพอ


4.การบริหารจัดการ
4.1 กำหนดนโยบายที่ชัดเจน         
4.2 มีการวางระบบงาน         
4.3 มีการจัดทีมงานผู้ดูแลระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ICT ให้ความช่วยเหลือเจ้าหน้าที่ทุกกลุ่มงาน         
4.4 มีการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน     


จากที่กล่าวมานั้นเป็นแนวความคิดในการบริหาร ICT ในสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา ซึ่งขณะนี้ดิฉันได้ปฏิบัติงานอยู่ และขณะนี้สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาสุพรรณบุรี เขต 1ที่ดิฉันทำงานอยู่ได้มีการนำระบบ ICT มาใช้ในสำนักงานมากมาย เช่น 

1.ระบบ In - office เป็นระบบบันทึกเสนองานและวินิจฉัยสั่งการ (ในรูปแบบการทำงานทางเครือข่ายอินเตอร์เน็ต)
2.ระบบ E – office เป็นระบบการรับ-ส่งหนังสือราชการ ในการพัฒนาขั้นต่อไป คือการนำระบบ Home – office  ซึ่งเป็นระบบการบันทึกเสนองานและวินิจฉัยสั่งการผ่านระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ตอีกรูปแบบหนึ่ง โดยปฏิบัติงานที่บ้านของข้าราชการ ซึ่งเป็นระบบที่น่าสนใจและสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาสุพรรณบุรี เขต 1 ยังคงต้องพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ICT ไปอย่างต่อเนื่องไม่หยุดยั้ง เพื่อเป็นต้นแบบของหน่วยงานและสถานศึกษาต่าง ๆ ต่อไป

ตัวอย่างการนำ ICT มาใช้ในองค์กร

“นกแอร์” เป็นสายการบินที่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการจองตั๋วเครื่องบิน อีกทั้งยังมีการจัดตารางปฏิบัติงานของพนักงาน  มีการบันทึกข้อมูลผู้โดยสารที่เคยใช้บริการของสารการบิน  การควบคุมการขึ้นลงของเครื่องบิน และข้อมูลการดูแลรักษาเครื่องบิน ผ่านทางระบบออนไลน์ทั้งหมด  เป็นต้น


ประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศ

เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยทำให้มนุษย์มีความเป็นอยู่ดีขึ้น

ปัจจุบันเครื่องมือเครื่องใช้ทางการแพทย์ล้วนแล้วแต่ใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการดำเนินการแปลผล เรามีเครื่องมือตรวจหัวใจที่ทันสมัย มีเครื่องเอกซเรย์ภาคตัดขวางที่สามารถตรวจดูอวัยวะต่างๆ ของร่างกายได้อย่างละเอียด มีเครื่องมือที่ใช้ในการตรวจค้นหาโรคภัยไข้เจ็บต่างๆ ที่ทันสมัยหรือแม้แต่การผ่าตัดก็มีเครื่องมือช่วยในการผ่าตัดที่ทำให้คนไข้ปลอดภัยมากยิ่งขึ้น มีเครื่องมือที่คอยวัดและตรวจสอบสภาพการเปลี่ยนแปลงของร่างกายอย่างละเอียด อีกทั้งยังมีระบบการรักษาพยาบาลจากที่ห่างไกล เช่นคนไข้อยู่ที่จังหวัดชายแดนและขาดแคลนแพทย์เฉพาะทางแพทย์ผู้ทำการรักษาสามารถส่งคำถามมาปรึกษาหารือกับแพทย์ผู้ชำนาญการเฉพาะได้ มีการรวบรวมความรู้ของแพทย์ผู้ชำนาญการจัดสร้างเป็นฐานความรอบรู้ เพื่อให้ใช้ประโยชน์ได้กว้างขวางยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังมีการพัฒนาเครื่องมือช่วยคนพิการต่างๆ เช่น การสร้างแขวนเทียมขาเทียม การสร้างเครื่องกระตุ้นหัวใจ สร้างเครื่องช่วยฟังเสียง หรือมีการพัฒนาเทคโนโลยีการปลูกถ่ายอวัยวะสำคัญต่างๆ รวมทั้งการผลิตยาและวัคซีนสมัยใหม่ที่ใช้เทคโนโลยีขั้นสูงเข้าช่วยด้วย


ช่วยส่งเสริมสติปัญญาของมนุษย์

คอมพิวเตอร์มีจุดเด่นที่ทำให้การทำงานต่างๆทำงานได้รวดเร็วและมีความแม่นยำสามารถเก็บข้อมูลต่างๆไว้ได้มากการแก้ปัญหา ที่ซับซ้อนบางอย่างกระทำได้ดีและรวดเร็วงานบางอย่างถ้าให้มนุษย์ทำอาจต้องเสียเวลาในการคิดคำนวณตลอดชีวิตแต่คอมพิวเตอร์ สามารถทำงานเสร็จในเวลาไม่กี่วินาที ดังนั้นจึงมีการนำคอมพิวเตอร์มาจำลองเหตุการณ์ต่างๆเพื่อให้มนุษย์หาทางศึกษาหรือแก้ไขปัญหา เช่น การจำลองสภาวะของสิ่งแวดล้อม การจำลองระบบมลภาวะจำลองการไหลของเหลวการควบคุมระบบจราจร หรือแม้แต่การนำเอาคอมพิวเตอร์มาจำลองในสภาพที่เหมือนจริง เช่นจำลองการเดินเรือจำลองการขับเครื่องบิน การขับรถยนต์ สิ่งต่างๆเหล่านี้ทำให้เหมือนจริงๆได้หากมีการผิดพลาดก็ไม่ทำให้เกิดอันตรายคอมพิวเตอร์จึงเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการเรียนรู้ของมนุษย์ได้ดี ปัจจุบันมีการนำบทเรียนมาไว้ในคอมพิวเตอร์และให้เรียนรู้ผ่านคอมพิวเตอร์ที่เรียกว่าคอมพิวเตอร์ช่วยสอน Computer Assisted Instruction: CAI) คอมพิวเตอร์ยังเป็นเครื่องมือที่ให้ นักเรียน นิสิต นักศึกษาสมัยใหม่เชื่อมโยงติดต่อกันทางอินเทอร์เน็ตสามารถเรียกค้นข้อมูลข่าวสารทางเครือข่ายสามารถเรียนรู้ การใช้คอมพิวเตอร์หรือเรียนจากที่ห่างไกลได้ คอมพิวเตอร์จึงมีบทบาท ที่ทำให้มนุษย์ได้รับข่าวสารมากขึ้นกว่าเดิมและเป็นหนทางที่ทำให้เกิดสติปัญญาอย่างแท้จริง


ICT มีประโยชน์อย่างไรต่อองค์กร

ICT มาจาก I คือ Information หมายถึงสารสนเทศ สารนิเทศ ในบางครั้งหมายถึงข้อมูล C คือ Communication หมายถึงการสื่อสาร T คือ Technology หมายถึงเทคโนโลยี โดยรวมหมายถึง เทคโนโลยีที่ใช้จัดการสารสนเทศ การสื่อสาร เป็นเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องตั้งแต่การรวบรวมการจัดเก็บข้อมูล การประมวลผล การพิมพ์ การสร้างงาน การสื่อสารข้อมูล ฯลฯ รวมไปถึงการให้บริการ การใช้ และการดูแลข้อมูล


ความคิดเห็นของข้าพเจ้าที่มีต่อระบบ ICT ในยุคปัจจุบัน

ข้าพเจ้าคิดว่าปัจจุบันระบบ ICT เข้ามามีส่วนร่วมในชีวิตประจำวันของเราอย่างมาก อาทิเช่นการใช้คอมพิวเตอร์เล่นเฟสบุค หรือ Social Network ต่างๆ การใช้ Search Engine อย่างเช่น Google เข้ามาช่วยในการค้นหาข้อมูลต่างๆได้อย่างรวดเร็ว รวมไปถึงองค์กรต่างๆที่นำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการ สร้างรายได้มหาศาลให้แก่องค์กรโดยที่ไม่ต้องไปลงแรงอะไรมากมาย ทั้งหมดนี้จะเห็นได้ว่าระบบ ICT มีส่วนช่วยให้ผู้คนสะดวกสบาย แต่ในทางกลับกัน กลายเป็นว่าผู้คนไม่สนใจคนรอบข้าง มุ่งเน้นไปที่จอโทรศัพท์ Smart Phone อย่างเดียว ข้าพเจ้าจึงอยากจะให้ทุกคนมีการปรับตัวสนใจผู้คนรอบข้าง สนใจโลกความเป็นจริงบ้าง มิใช่สนแต่ในโลก Online ของตนเพียงอย่างเดียว



การนำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศไปประยุกต์ใช้ในองค์กร อ่านบทความเพิ่มเติมคลิ๊กที่นี่ https://techwealth99.com/